Papierpost oder digital? Da scheiden sich die Geister
Tipps, wie Sie sich digital gut organisieren können
Manche mögen lieber Papier, andere sind froh, das Ablegen los zu sein und keine Regale voller Ordner mehr zu haben. Unser Kundenrat ist geteilter Meinung und beide Seiten haben gute Gründe. Wir glauben: Die Zukunft ist digital und mit etwas Umgewöhnung behält man auch ohne Papier den Überblick – oder hat sogar einen besseren. Hier finden Sie Tipps, wie der Umstieg auf digitale Post gelingt.
Pro oder contra Papier? Die Meinungen unseres Kundenrats
Als Familie:
- Die Ablage von Thomas B. aus Ormalingen hat ihr festes System:
«Mit einer Familie mit Kindern ist es einfacher, die Abrechnungen ausgedruckt zu überprüfen, als online durchzuscrollen. Ich lege die Belege nach Personen ab.» - Susanne L. aus Bettlach hat Ordner längst verbannt:
«Als Familie haben wir so viele Rechnungen und Abrechnungen, dass sich die Ordner füllen würden. Im Kundenportal wird ja alles über Jahre aufbewahrt und ich habe immer Zugriff.»
Als Vormund:
- Heidi N. aus Döttingen braucht was Handfestes:
«Ich erledige die Zahlungen für meine Eltern. Ohne Papier fehlt mir die Übersicht.» - Für Mike S. aus Basel wären die Papierstapel zu gross:
«Die Personen, für welche ich Vormund bin, sind pflegebedürftig und haben viele Rechnungen. Da bin ich froh, wenn ich nicht für alles Papier bekomme.»
Fürs Bezahlen:
- Peter F. aus Aesch spaziert zur Post:
«Ich bezahle meine Rechnungen am Postschalter und möchte den Mitarbeitenden nicht mein Smartphone überreichen.»
(Sympany empfiehlt: Nutzen Sie eine Zahlungsart, für die keine Gebühren entstehen.) - Ursula K. aus Solothurn bezahlt mit wenigen Klicks:
«Seitdem es eBill gibt, ist papierlos noch besser: ich bekomme einen Hinweis auf das Smartphone – gehe in die App – schaue, ob die Rechnung stimmt – bestätige Zahlung und zack, alles erledigt. Zudem bewahrt Sympany die Dokumente für mich auf.»
Für Behörden:
- Ruth L. aus Basel erhält und verschickt Briefe:
«Da ich ab und zu Dokumente bei Behörden einreichen muss und keinen Drucker habe, ist es für mich am einfachsten, wenn ich alle Unterlagen per Brief bekomme.»
(Sympany meint: Auch Behörden arbeiten heute bevorzugt digital. Sie akzeptieren Papier, benötigen es aber nicht mehr.) - Nicole W. aus Eptingen tut dasselbe mit PDFs:
«Inzwischen geht fast alles online, ich brauche keine ausgedruckten Unterlagen mehr. Die Steuern kann man heute auch online erledigen und die Belege als PDF anfügen. Da brauche ich auch keine Kostenübersicht mehr in Papierform.»
So behalten Sie auch digital den Überblick
- Nutzen Sie alle Möglichkeiten von mySympany
Sie müssen Ihre Dokumente nicht unbedingt herunterladen, denn in mySympany können Sie sie jederzeit abrufen und bei Bedarf ausdrucken. Sie sind für die gesamte Dauer Ihrer Versicherung (bzw. seit sie digital verfügbar sind) zugänglich und sogar noch einige Jahre darüber hinaus.
Damit Sie den Überblick behalten, bietet mySympany verschiedene Möglichkeiten:
- Personenübersicht: Auf der Startseite in mySympany sehen Sie die Versicherungen und abgerechneten Leistungen für jedes Familienmitglied.
- Zahlungsübersicht: Im Menüpunkt «Rechnungen» sehen Sie alle Rechnungen, die Ihre Familie erhalten hat. Es wird angezeigt, welche Rechnungen bereits bezahlt oder noch offen sind oder ob Sie eine Rückerstattung erhalten.
- Filter setzen: Im Menüpunkt «Dokumente» finden Sie Ihren digitalen Posteingang. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu filtern, zum Beispiel nach Art des Dokuments (Policen, Rechnungen, Steuernachweise etc.) oder nach ungelesenen Dokumenten.
- Benachrichtigungen: Unter Einstellungen > Dokumente & Benachrichtigungen können Sie festlegen, wie Sie über neue Dokumente informiert werden möchten: per E-Mail oder per Push-Nachricht. So verpassen Sie nichts.
- Benachrichtigung versehentlich gelöscht? Da sind App-Nutzende im Vorteil. Neben dem App-Icon wird Ihnen ein Benachrichtigungspunkt angezeigt, wenn Sie neue Dokumente oder Nachrichten erhalten haben. So wissen Sie schnell, ob Sie sich einloggen und nachsehen sollten.
- Login statt Ablage
Nicht immer loggt man sich nach einer Benachrichtigung sofort ein und dann vergisst man, dass was kam. Wir empfehlen folgendes Vorgehen: Sie haben bisher wöchentlich die Ablage gemacht und neue Dokumente in Ordnern abgeheftet? Dann loggen Sie sich doch stattdessen 2x pro Monat in mySympany ein und schauen Sie nach, was es Neues gibt. Wir empfehlen ein Login jeweils Mitte und Ende jedes Monats – so sehen Sie die monatlichen Prämienrechnungen und zwischenzeitlich erhaltene Leistungsabrechnungen, die Sie innerhalb von vier Wochen bezahlen müssen.
- Nutzen Sie eBill
eBill ist eine englische Wortschöpfung und steht für elektronische Rechnungen. Sie erhalten Rechnungen direkt in Ihrem E-Banking, wo Sie sie auch bezahlen. Wenn Sie eine neue Rechnung erhalten, werden Sie von eBill benachrichtigt. Mit wenigen Klicks können Sie die Rechnung prüfen und bezahlen. Übrigens: Falls Sie befürchten, eine offene Rechnung übersehen zu haben, können Sie dies sowohl in mySympany unter „Rechnungen“ als auch im eBill-Portal in Ihrem E-Banking sehen. So entgeht Ihnen nichts. Hier können Sie eBill ausprobieren: Demo-Portal >
Eine weitere bequeme Zahlungsart, für die Sie keine Papierrechnungen benötigen, ist das Lastschriftverfahren/Direct Debit.
- Legen Sie Dateiordner an
Sie sind der «Ich lade Dokumente lieber herunter»-Typ? Ihre bisherige Büro-Ablage können Sie auch digital abbilden. Legen Sie verschiedene Dateiordner an – pro Versicherung, pro Person, pro Rechnungsart oder nach anderen Kriterien. So wie es für Sie passt.
Nur Mut!
Digital ist auch nicht schwer. Und wenn Sie nicht weiterkommen, können Sie Vieles in den FAQ zu mySympany nachlesen.
Weitere Vorteile von mySympany
- Rechnungskopien von Leistungserbringern einsehen: Viele Arztpraxen, Spitäler etc. rechnen direkt mit Sympany ab. Sie sind verpflichtet, Ihnen eine Kopie der Rechnung zuzustellen, damit Sie sie prüfen können. Viele Leistungserbringer nutzen eigene Plattformen, um Ihnen die Rechnungen verschlüsselt zuzusenden. Sie müssen sich dort erst registrieren und separat einloggen. Sympany stellt Ihnen in mySympany alle Rechnungen bereit, die bei uns eingereicht werden – dort sehen Sie also alles an einem Ort.
- Kontakt zum Kundenservice: Fragen zu einem Dokument? Dann wählen Sie im mySympany Menü den Abschnitt «Nachrichten» und schreiben Sie uns. Nachrichten werden verschlüsselt versendet und sind damit besser geschützt als per E-Mail.
- Rechnungen einreichen geht mit mySympany ganz leicht. Einfach hochladen oder die Fotofunktion der App nutzen und abschicken. Die eingereichte Rechnung wird später automatisch unter «Dokumente» abgelegt.
