Courrier papier ou numérique? Les avis divergent
Astuces pour bien vous organiser avec la dématérialisation
Certain-e-s préfèrent le papier, d’autres sont content-e-s d’en finir avec le classement et de ne plus avoir leurs étagères pleines de classeurs. Les membres de notre conseil clientèle sont partagés, et les deux camps ont de bonnes raisons. Nous croyons ceci: l’avenir est au numérique et en changeant un peu ses habitudes, on conserve la vue d’ensemble même sans papier – voire elle est meilleure. Vous trouverez ici des astuces pour réussi votre passage au courrier numérique.
Pour ou contre le papier? Les avis de notre conseil clientèle
En tant que famille:
- Le système de classement de Thomas B. d’Ormalingen obéit à des règles strictes:
«Dans une famille avec enfants, il est plus simple de vérifier les factures sur papier que de les parcourir en ligne. Je classe les justificatifs par personne.» - Susanne L. de Bettlach a déjà banni les classeurs depuis longtemps:
«En tant que famille, nous avons tellement de factures et de décomptes que les classeurs seraient pleins. Sur le portail clients, tout est conservé pendant des années, et j’y ai toujours accès.»
En tant que tutrice/tuteur:
- Heidi N. de Döttingen a besoin de quelque chose de palpable:
«J’effectue les paiements pour mes parents. Sans papier, je n’ai pas la vue d’ensemble.» - Pour Mike S. de Bâle, la pile de papier serait trop volumineuse:
«Les personnes dont je suis le tuteur ont besoin de soins, et leurs factures sont nombreuses. Je suis heureux de ne pas recevoir du papier pour tout.»
Pour les paiements:
- Peter F. d’Aesch se rend à la Poste à pied:
«Je paie mes factures au guichet de la Poste et ne souhaite pas remettre mon smartphone aux employé-e-s.»
(Sympany recommande: utilisez un mode de paiement qui n’occasionne aucuns frais.) - Ursula K. de Soleure paie en quelques clics:
«Depuis qu’eBill existe, la dématérialisation est encore meilleure: je reçois une notification sur mon smartphone – je vais sur l’app – je regarde si la facture est correcte – je confirme le paiement et hop, c’est fait. De plus, Sympany conserve les documents pour moi.»
Pour les autorités:
- Ruth L. de Bâle reçoit et envoie des lettres:
«Comme je dois parfois remettre des documents à des autorités et que je n’ai pas d’imprimante, le plus simple pour moi est de recevoir tous les documents par courrier postal.»
(Sympany répond: les autorités préfèrent aujourd’hui le numérique. Elles acceptent le papier, mais n’en ont plus impérativement besoin.) - Nicole W. d’Eptingen fait la même chose avec les PDF:
«Aujourd’hui, tout se fait en ligne ou presque, je n’ai plus besoin de documents imprimés. On peut également régler ses impôts en ligne et joindre les justificatifs au format PDF. Je n’ai donc plus besoin de récapitulatif des coûts sur papier.»
Voici comment garder une vue d’ensemble même avec la dématérialisation
- Utilisez toutes les possibilités offertes par mySympany
Vous n’avez pas besoin de télécharger vos documents car dans mySympany, vous pouvez les consulter à tout moment et les imprimer si nécessaire. Ils restent accessibles pendant toute la durée de votre assurance (et/ou depuis qu’ils sont disponibles de manière numérique), et même quelques années au-delà.
Pour vous permettre de garder une vue d’ensemble, Sympany offre diverses possibilités:
- Vue d’ensemble des personnes: la page de démarrage dans mySympany dresse la liste des assurances et des prestations décomptées pour chaque membre de la famille.
- Aperçu des paiements: sous le point de menu «Factures», vous voyez toutes les factures que votre famille a reçues, celles qui ont déjà été réglées ou qui sont en souffrance, ou si vous avez obtenu un remboursement.
- Définir un filtre: sous le point de menu «Documents» se trouvent vos courriers reçus de manière numérique. Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour filtrer vos documents, par exemple par type de documents (polices, factures, attestations fiscales, etc.) ou par documents non lus.
- Notifications: sous Paramètres > Documents & notifications, vous pouvez définir si vous souhaitez recevoir une notification lorsque vous recevez de nouveaux documents: par e-mail ou par message Push. De cette manière, vous ne ratez rien.
- Vous avez supprimé une notification par mégarde? Les utilisatrices et utilisateurs de l’app sont avantagés ici. À côté de l’icône de l’app s’affiche un point de notification lorsque vous avez reçu de nouveaux documents ou messages. Ainsi, vous savez rapidement si vous devez vous connecter pour les consulter.
- Login plutôt que classement
On ne se connecte pas toujours aussitôt après avoir reçu une notification, et on oublie ensuite ce que l’on avait reçu. Nous recommandons la procédure suivante: jusqu’à présent, vous faisiez toujours votre classement chaque semaine et rangiez les nouveaux documents dans des classeurs? Alors à la place, connectez-vous deux fois par mois à mySympany et vérifiez ce qu’il y a de nouveau. Nous recommandons de se connecter chaque fois en milieu et en fin de mois – vous voyez ainsi les factures de primes mensuelles et les décomptes de prestations reçus entre-temps et dont vous devez vous acquitter sous quatre semaines.
- Utilisez eBill
eBill est un néologisme anglais qui signifie «facture électronique». Vous recevez les factures directement sur votre compte d’e-banking, où vous les payez également. Lorsque vous recevez une nouvelle facture, eBill vous envoie une notification. Vous pouvez vérifier et payer la facture en quelques clics. Par ailleurs: si vous craignez de passer à côté d’une facture, vous pouvez la voir à la fois dans mySympany sous «Factures» et sur le portail eBill dans votre e-banking. De cette manière, rien ne vous échappe. Vous pouvez tester eBill ici: portail de démonstration >
Le système de recouvrement direct/Direct Debit est un autre mode de paiement confortable pour lequel vous n’avez besoin d’aucune facture papier.
- Créez des dossiers
Vous préférez systématiquement télécharger les documents? Vous pouvez également afficher vos archives administratives actuelles sous forme numérique. Créez plusieurs dossiers en fonction de ce qui vous convient le mieux – par assurance, par personne, par type de facture ou selon d’autres critères.
Il suffit de passer le cap!
Il n’est pas difficile de passer au numérique. Et si vous ne vous en sortez pas, vous trouverez de nombreuses réponses dans les FAQ relatives à mySympany.
Autres avantages de mySympany
- Consulter les copies de factures de prestataires: de nombreux cabinets médicaux, hôpitaux, etc. facturent directement à Sympany. Ils sont tenus de vous adresser une copie de la facture pour que vous puissiez la vérifier. De nombreux prestataires utilisent leurs propres plates-formes pour vous envoyer les factures de façon cryptée. Vous devez d’abord vous y inscrire, puis vous connecter séparément. Dans mySympany, Sympany met à votre disposition toutes les factures qui doivent nous être remises – vous y voyez donc tout dans un seul endroit.
- Contacter le service à la clientèle: vous avez des questions sur un document? Alors choisissez dans le menu mySympany la section «Messages» et écrivez-vous. Les messages sont envoyés de manière cryptée, et vous êtes ainsi mieux protégé-e que par e-mail.
- Déposer des factures – rien de plus simple avec mySympany. Chargez tout simplement votre facture ou utilisez la fonction photo de l’app et envoyez-la. La facture déposée sera plus tard classée automatiquement sous «Documents».
