Posta cartacea o digitale? Qui gli animi si dividono
Consigli su come organizzarsi efficacemente con il digitale
Alcuni preferiscono il cartaceo, altri sono contenti di essersi liberati degli archivi e di scaffali pieni di faldoni. Le opinioni del nostro comitato consultivo dei clienti si dividono e ci sono valide ragioni per entrambe le prospettive. Crediamo che il futuro appartenga al digitale e che sia una questione di abitudine: dopo un po’ si impara ad avere tutto sotto controllo – e magari anche meglio – anche senza carta. Ecco qualche consiglio per un passaggio senza stress alla posta digitale.
Pro o contro la carta? Le opinioni del nostro comitato consultivo dei clienti
Come famiglia:
- L’archiviazione di Thomas B. di Ormalingen ha un suo sistema fisso:
«Con una famiglia e dei bambini è più facile verificare i conteggi stampati che scorrerli online. Archivio le ricevute in base alla persona.» - Da tempo Susanne L. di Bettlach ha bandito i classificatori:
«Come famiglia abbiamo così tante fatture e conteggi da riempire ben presto i classificatori. Nel portale clienti tutto è conservato per anni e posso accedere ai dati in qualsiasi momento.»
Nel ruolo di tutore/tutrice:
- Heidi N. di Döttingen ha bisogno di avere tutto in mano:
«Mi occupo dei pagamenti per i miei genitori. Senza la carta perdo la visione d’insieme.» - Per Mike S. di Basilea le pile di carta erano diventate troppo alte:
«Le persone sotto la mia tutela hanno bisogno di cure e hanno tante fatture. Mi fa piacere se non ricevo tutto su carta.»
Per i pagamenti:
- Peter F. di Aesch si fa un giro in posta:
«Pago le mie fatture allo sportello postale e non mi piace passare il mio smartphone al personale.»
(Sympany consiglia: scegliete una modalità di pagamento che non preveda commissioni.) - Ursula K. di Soletta paga con pochi clic:
«Da quando esiste l’eBill, il digitale è ancora meglio: ricevo un avviso sullo smartphone, apro l’app, guardo se la fattura è corretta, confermo il pagamento e clic, tutto è fatto. E poi Sympany conserva i documenti per me.»
Per le autorità:
- Ruth L. di Basilea riceve e invia lettere:
«Ogni tanto devo consegnare dei documenti alle autorità e non possiedo una stampante. Quindi per me è più semplice se ricevo tutta la documentazione per posta.»
(Commento di Sympany: oggi anche le autorità preferiscono il digitale. Accettano il cartaceo, ma non è più indispensabile.) - Nicole W. di Eptingen fa la stessa cosa con i PDF:
«Ormai quasi tutto si può fare online, non mi servono più documenti stampati. Oggi si possono pagare anche le tasse online e aggiungere le ricevute come PDF. Non mi serve neanche più una panoramica dei costi in forma cartacea.»
Tutto sotto controllo anche con il digitale
- Sfruttate tutte le possibilità di mySympany
Non è indispensabile scaricare i propri documenti, poiché possono essere consultati in qualsiasi momento in mySympany e stampati all’occorrenza. Restano accessibili per tutta la durata dell’assicurazione (da quando sono disponibili in formato digitale) e addirittura per alcuni anni dopo la cessazione.
Per mantenere la visione d’insieme, mySympany offre diverse opportunità:
- Panoramica delle persone: sulla pagina iniziale di mySympany si vedono le assicurazioni e le prestazioni conteggiate di ogni membro della famiglia.
- Panoramica dei pagamenti: alla voce di menu «Fatture» sono visibili tutte le fatture ricevute in famiglia. Viene visualizzato quali fatture sono già pagate o sono ancora in sospeso o se è stato ricevuto un rimborso.
- Impostazione di filtri: alla voce di menu «Documenti» si trova la casella di posta elettronica in entrata. Ci sono diverse possibilità per filtrare i documenti, ad esempio in base alla tipologia (polizze, fatture, attestati fiscali ecc.) oppure in base ai documenti non letti.
- Notifiche: alla voce Impostazioni > Documenti & notifiche è possibile impostare come si desidera essere informati sulla disponibilità di nuovi documenti: per e-mail o tramite notifica push. Così nulla vi sfugge.
- Notifica cancellata per sbaglio? In questo caso gli utenti dell’app sono avvantaggiati. Alla ricezione di nuovi documenti o messaggi, accanto all’icona dell’app viene visualizzato un punto di notifica. Così si vede rapidamente se è necessario accedere e controllare.
- Login anziché archiviazione
Non sempre si accede subito dopo aver ricevuto una notifica e poi ci si dimentica che era arrivata. Consigliamo di procedere in questo modo: finora effettuavate l’archiviazione a cadenza settimanale, sistemando i nuovi documenti nel classificatore? Ora potete accedere a mySympany due volte al mese e controllare quali novità ci sono. Consigliamo di effettuare il login sempre a metà e a fine mese, così si vedono le fatture mensili dei premi e i conteggi delle prestazioni ricevuti fino a quel momento, da pagare entro quattro settimane.
- Utilizzate l’eBill
La parola eBill è un neologismo inglese e significa fattura elettronica. Ricevete le fatture direttamente nel vostro e-banking, da dove potete anche pagarle. Alla ricezione di una nuova fattura, eBill vi invia una notifica. Potete verificarla e pagarla con pochi clic. A proposito: se temete di non accorgervi di una fattura in sospeso, potete visualizzarla sia in mySympany alla voce «Fatture», sia nel portale eBill del vostro e-banking. In questo modo non vi sfuggirà nulla. Qui potete provare l’eBill: Portale dimostrativo >
Un’altra comoda modalità di pagamento per la quale non vi occorrono fatture cartacee è offerta dal sistema di addebitamento diretto/Direct Debit.
- Create cartelle di file
Preferite scaricare i documenti? Potete riprodurre anche in versione digitale il vostro archivio cartaceo tradizionale. Create diverse cartelle di file – per ogni assicurazione, per ogni persona, per ogni tipo di fattura o in base ad altri parametri – secondo le vostre preferenze.
Coraggio!
Il digitale non è poi così difficile. E se non riuscite a venirne a capo, potete sempre consultare l’ampia sezione di FAQ di mySympany.
Altri vantaggi di mySympany
- Visualizzazione delle copie delle fatture dei fornitori di prestazioni: tanti studi medici, ospedali ecc. fatturano direttamente con Sympany, ma sono obbligati a farvi pervenire una copia della fattura, in modo che possiate verificarla. Tanti fornitori di prestazioni utilizzano piattaforme proprie per l’invio delle fatture cifrate. Dovete registrarvi su tali piattaforme ed effettuare un accesso separato. Sympany vi mette a disposizione in mySympany tutte le fatture pervenute finora, per cui potete vedere tutti i documenti in un unico luogo.
- Contatto al servizio clienti: avete domande su un documento? Scriveteci selezionando la sezione «Messaggi» nel menu mySympany. I messaggi vengono inviati crittografati e sono così meglio protetti che per e-mail.
- Invio di fatture: con mySympany è semplicissimo. È sufficiente caricarle oppure utilizzare la funzione fotocamera nell’app e inviarle. Successivamente la fattura pervenuta verrà automaticamente salvata alla voce «Documenti».
